11 tips voor een succesvolle implementatie van e-health in de fysiotherapiepraktijk

27 feb 2015

In mijn vorige blog “De e-health revolutie” stelde ik dat we ons in een tijdperk bevinden waarin verandering heel snel gaat. Door de snelle ontwikkelingen in technologie zal ook de zorg er over vijf jaar compleet anders uit zien. Inmiddels bestaan er verschillende online fysiotherapie platforms en applicaties. Hierdoor hoeven fysiotherapiepraktijken niet zelf te investeren in de ontwikkeling van technologie, maar kunnen zij zich focussen op de implementatie. De implementatie van e-health in de fysiotherapiepraktijk vraagt om een andere werkwijze van fysiotherapeuten. Maar hoe doe je dit in de praktijk en hoe zorg je dat je relevant blijft voor jouw doelgroep? Door 5 jaar ervaring binnen onze eigen organisatie en de begeleiding bij implementatie van e-health bij tal van fysiotherapiepraktijken hebben we de nodige valkuilen ontdekt. Onze lessons learned deel ik graag met je in dit blog.

Implementeren van e-health in de fysiotherapiepraktijk, hoe doe je dat?

Fysiotherapiepraktijken staan nu voor de uitdaging om bewezen effectieve toepassingen zoals HelloFysio in de praktijk te implementeren. Tegelijkertijd blijkt dat het inpassen van e-health in het reguliere zorgproces niet eenvoudig is. Dat ziet ook Nictiz-directeur Lies van Gennip: “Om nieuwe technologie toe te passen, moeten processen anders worden ingericht. Dat gebeurt niet vanzelf. Alle creativiteit zal zich moeten richten op de oplossing van het probleem.’ En dat is niet altijd eenvoudig weet ik uit de praktijk. Daar waar vaak enthousiast wordt begonnen, stuit men gaandeweg onherroepelijk op weerstand en hindernissen. Aanpassing vraagt om gedragsverandering. En dat is niet altijd makkelijk zo weten we dankzij het behandelen van patiënten. Ook als het onszelf aangaat vraagt een nieuwe manier van werken en denken, tijd en energie. Kortom, de implementatie van e-health gaat niet vanzelf.

Voorkom dat de implementatie van online en blended fysiotherapie binnen jouw praktijk als een desillusie eindigt door de volgende succesfactoren in acht te nemen.

Les 1: Stip op de horizon

Begin als praktijkeigenaar of kwaliteitmanager met het creëren van een heldere visie op de zorg en de rol van e-health daarbinnen. Hoe ziet de wereld er over 5 jaar uit en hoe zorgen we dat onze fysiotherapiepraktijk relevant blijft voor onze doelgroep? Schrijf dit op en deel de visie met collega’s om deze te toetsen, aan te scherpen en draagvlak te creëren.

Les 2: Gebruik bestaande e-health, ga niet zelf ontwikkelen

‘Even een applicatie ontwikkelen’, het klinkt zo eenvoudig maar wij hebben ons er flink op verkeken. Wat klein begint groeit al snel uit tot een tijdrovend en kostbaar project wat je, als je het goed wilt doen, volledig afleidt van je core business: het behandelen van patiënten. Als er 5 jaar geleden een online fysiotherapie applicatie op de markt was geweest voor een redelijke prijs had ik, met de kennis van nu, daar zeker gebruik van gemaakt in plaats van zelf te gaan ontwikkelen.

Les 3: Project met open einde

Een belangrijke les die wij hebben geleerd is dat de implementatie van e-health niet zozeer een project met een kop en een staart is. Het vraagt om een andere manier van werken waarbij het bij de start nog niet helemaal te voorspellen is hoe het zorgproces er over een paar jaar uit zal zien. Het is een innovatie met een open eind waarbij de eigen praktijkervaringen voor een belangrijk deel bepaalt in welke richting het verder gaat. Visie en doorzettingsvermogen zijn daarom kritische succesfactoren.

Les 4. Vertaal visie en doel naar SMART doelstellingen

Een applicatie is een middel, geen doel op zich. De eerste vraag die je daarom moet stellen is: op welke digitale behoefte van je patiënten en behandeld fysiotherapeuten speel je in en welke doelen streef je hiermee na? Is het doel om je te onderscheiden ten opzichte van de concurrentie zodat patiënten positief over je gaan praten? Wil je inzicht in de therapietrouw van je patiënten en deze verbeteren? Is het doel minder no shows? Het is belangrijk je deze vragen vooraf te stellen om teleurstelling te voorkomen. Daarbij is een helder en meetbaar doel motiverend om naar toe te werken en schept het commitment bij de collega fysiotherapeuten.

Les 5. ‘The secret of change is to focus al of your energy not on fighting the old, but on building the new.’ – Socrates

Aandacht voor verandermanagement en betrokkenheid van de fysiotherapeuten zijn kritische succesfactoren. Bestaat je praktijk uit meer dan één persoon? Formuleer dan een projectteam met minimaal een projectleider en een superuser. Richt je in eerste instantie op de early adaptors. Dat scheelt je een hoop energie. Probeer niet direct iedereen met e-health te laten werken. Dat geldt voor fysiotherapeuten maar ook voor de patiënten. Start een pilot met een paar fysiotherapeuten die het leuk vinden om met online fysiotherapie aan de slag te gaan. Deze groep early adaptors zullen hun enthousiasme overbrengen op collega’s en vinden het vaak ook leuk om later een rol te spelen in de verdere opschaling binnen de praktijk.

Les 6. Begin klein en maak fouten!

Innovatie in de zorg gaat niet zo snel als in andere branches en ik denk dat dit komt doordat er in de zorg nauwelijks tolerantie is voor het maken van fouten. Begin klein: start een pilot met beperkte duur en omvang, oefen eerst met een paar collega’s en daarna bij een beperkte patiëntengroep. Sta toe dat er in het begin dingen mis kunnen gaan. Leer hiervan en pas waar nodig aan. Deel ervaringen met elkaar. Wat gaat goed, wat niet en hoe kunnen we hier van leren en dingen anders doen?

Les 7. Investeer tijd

In beginsel kost alle verandering tijd. En die tijd moet er wel zijn. Biedt ruimte om plannen te maken, te experimenteren, ervaringen te delen en om het systeem optimaal in te richten. Tijd kost geld en kijk daarom ook goed wat het je oplevert. Zowel de fysiotherapeut als de patiënt zullen profiteren van de voordelen van de digitale ontwikkelingen. Altijd en overal bereikbaar, sneller en efficiënter, meer zelfmanagement, meer tijd voor persoonlijke aandacht, toename van therapie trouw. Het is maar een greep uit de vele voordelen. Maak dus tijd vrij en waak ervoor dat enthousiast begonnen wordt maar dat uiteindelijk de waan van de dag de overhand neemt en de aandacht verslapt.

Les 8. Substitutie: waar bespaar je tijd binnen je bestaande behandeling?

Fysiotherapeuten hebben het al druk genoeg en zitten niet te wachten op nog meer administratie of extra handelingen. Het is daarom belangrijk dat er bijvoorbeeld een koppeling is met het EPD zodat het niet leidt tot extra invoerwerkzaamheden. HelloFysio heeft om deze reden een koppeling met Intramed en Fysiomanager en staat open voor koppelingen met andere systemen. Verder is het belangrijk om te kijken waar sprake is van substitutie. Teken je bijvoorbeeld de huiswerkoefeningen nog uit op een papiertje? Maak dan gebruik van voorgeprogrammeerde online oefenprogramma’s die je eenvoudig op maat aanpast. Voorlichting die je telkens bij patiënten opnieuw uitlegt? Zet dat in het persoonlijk online dossier van de patiënt zodat hij/zij het zelf kan nalezen en jij je kan focussen op andere belangrijke zaken. Kortom, breng het zorgproces in kaart en kijk waar je tijd kunt besparen door een nieuwe mannier van werken.

Les 9. Opschalen

Na een succesvolle pilot is het zaak e-health breder in te zetten in de praktijk. Is er in de pilot bijvoorbeeld voor gekozen ervaring op te doen met blended fysiotherapie trajecten bij een beperkte patiëntenpopulatie? Breidt dan nu uit naar de overige 5-10 meest voorkomende aandoeningen binnen je praktijk. Maar ook e-consults en telemonitoring vragen een andere manier van werken en vaardigheden van een bredere groep collega’s. De early adaptors kunnen collega’s coachen en trainen. Tevens is het een belangrijk moment om de stip op de horzon te herijken. Zitten we nog op koers, moeten doelen worden bijgesteld? Zorg ervoor dat e-health onderdeel wordt van de bestaande werkprocessen en management informatie zodat het een plek krijgt in de reguliere praktijkvoering.

Les 10. Training en opleiding

Om alle neuzen in de praktijk dezelfde kant op te krijgen is het verkondigen van een heldere visie en doelen de eerste stap. Maar online dienstverlening en blended fysiotherapie vragen om andere kennis en vaardigheden dan reguliere fysiotherapie. Communicatie via tekst en beeldbellen, hoe doe je dat? Hoe ziet een blended behandeltraject eruit? Hoe deel ik mijn agenda in? Hoe zit het met declaraties en vergoedingen van e-health? Hoe werkt de applicatie en waar kan ik heen als ik vragen heb? Allemaal praktische zaken waar fysiotherapeuten tegenaan lopen. Het is dus belangrijk fysiotherapeuten te trainen en te ondersteunen bij de implementatie. En na de eerste training is het zaak om niet te lang te wachten maar het geleerde direct toe te passen in de praktijk.

gedragsverandering_ehealth

Les 11. Vrijblijvendheid voorbij

Is de visie helder? Zijn de doelen geformuleerd? Is er sprake van een succesvolle pilot? Iedereen getraind en ben je lekker op weg met de opschaling? Ondanks dat je alles goed geregeld hebt zul je merken dat toch niet alle fysio’s in je praktijk online fysiotherapie in dezelfde mate omarmen. Dat is op zich helemaal niet erg. Iedereen heeft nou eenmaal zijn eigen voorkeur en behandelstrategieën. En uiteraard luister je goed naar de bezwaren. Deze groep heeft vaak waardevolle feedback waar je wat van kunt leren. Maar het helemaal niet gebruiken van e-health is op een gegeven moment geen optie meer. E-health zal op niet al te lange termijn een vast onderdeel uitmaken van de zorg. Het zal de face to face behandelingen zeker niet volledig vervangen, maar zorgverzekeraars zullen het verplicht stellen zoals te lezen valt in mijn vorige blog en patiënten zullen het gaan eisen. Er komt een moment dat de vrijblijvendheid voorbij is. Ook binnen jouw fysiotherapiepraktijk.

Wil een therapeut echt niet mee met de veranderingen die er op ons af komen en zijn deze veranderingen wel onderdeel van de praktijk visie en strategie? Dan is het wellicht goed om les 5 in gedachten te houden: ‘The secret of change is to focus al of your energy not on fighting the old, but on building the new.’ En kun je jezelf afvragen of werkgever en werknemer nog wel een toekomst hebben samen.

Ik hoop van harte dat deze praktische lessen je zullen helpen bij de succesvolle implementatie van e-health binnen jouw fysiotherapiepraktijk. Ik wens je in ieder geval veel succes! Mocht je hulp nodig hebben of vragen hebben, dan helpen we je natuurlijk graag verder.

Lees meer over onze ondersteuning en advies bij de implementatie van e-health in de fysiotherapiepraktijk of neem contact met ons op.

 

Auteur: Sander de Casparis, founder HC Health en HelloFysio

SanderdeCasparis_HelloFysio

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

HelloFysio - Grote Bickersstraat 50A - 1013 KS AMSTERDAM - 088-4355639 - info@hellofysioapp.nl